De Oude Beek / Privacyverklaring
Privacyverklaring
Hoe Vereniging De Oude Beek omgaat met persoonsgegevens.
Wij vinden het belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van leden, belangstellenden en andere betrokkenen. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
Conceptactualisatie · Gebaseerd op privacyverklaring versie 1.0 van 17 oktober 2026
Wie zijn wij?
Vereniging De Oude Beek is een tuinvereniging, statutair gevestigd in de gemeente Hillegom en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89824962.
De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over privacy of het uitoefenen van privacyrechten kun je contact opnemen via vvdeoudebeek@gmail.com.
Deze privacyverklaring geldt voor leden, aspirant-leden, voormalige leden, personen die op de wachtlijst staan of hebben gestaan en andere personen van wie de vereniging persoonsgegevens verwerkt.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
De vereniging verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar werkzaamheden en het beheer van het tuincomplex.
Het gaat onder meer om:
- Naam, adres en contactgegevens.
- Gegevens over lidmaatschap en wachtlijstinschrijving.
- Tuinnummer en gegevens over de toegewezen tuin.
- Afspraken over het lidmaatschap en het gebruik van een tuin.
- Gegevens over contributie, bijdragen voor tuingebruik, waarborgsommen, facturen en betalingen.
- Correspondentie, meldingen en bestuursbesluiten.
- Schouwbevindingen, waarschuwingen en herstelafspraken.
- Foto’s en ander beeldmateriaal.
Wij gebruiken deze gegevens voor de leden- en wachtlijstadministratie, financiële administratie, communicatie, het organiseren van activiteiten en het beheer en onderhoud van het tuincomplex.
Ook kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor het voorbereiden en uitvoeren van verenigingsbesluiten, het behandelen van vragen of geschillen en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De vereniging vraagt in beginsel niet om medische gegevens. Wanneer iemand uit eigen beweging persoonlijke of medische omstandigheden toelicht, proberen wij uitsluitend de noodzakelijke praktische afspraken vast te leggen, zonder onderliggende medische details te registreren. Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaan.
Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
De vereniging verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Afhankelijk van het doel van de verwerking kan dit zijn:
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie en fiscale bewaarplichten.
- Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de ledenadministratie, het wachtlijstbeheer, noodzakelijke communicatie, het beheer van het tuincomplex en het vastleggen van afspraken en besluiten, voor zover de belangen en rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.
- Toestemming: wanneer die voor een bepaalde verwerking noodzakelijk is.
Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn niet algemeen toegankelijk voor leden van de vereniging.
Bestuursleden en andere personen die namens de vereniging werkzaamheden uitvoeren, krijgen uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taak.
Voor haar werkzaamheden maakt de vereniging gebruik van externe dienstverleners, onder meer voor digitale administratie, e-mail, documentopslag, facturatie, betalingsverkeer en websitehosting.
Deze partijen kunnen persoonsgegevens ontvangen of verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening. Waar de AVG dit vereist, worden afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
Sommige externe partijen, zoals banken, verwerken persoonsgegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid.
Internationale gegevensverwerking
Voor digitale communicatie, administratie en documentopslag maakt de vereniging onder meer gebruik van diensten van Google. Daarbij kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.
Google beschrijft hiervoor verschillende wettelijke waarborgen, waaronder, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Meer informatie hierover is beschikbaar in het privacybeleid van Google.
De vereniging verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt deze niet voor commerciële doeleinden.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere rechtmatige reden een langere bewaartermijn vereist.
De bewaartermijn hangt onder meer af van de duur van het lidmaatschap of de wachtlijstinschrijving, toepasselijke administratieve en fiscale bewaarplichten en de noodzaak om afspraken, betalingen of besluiten te kunnen reconstrueren.
Voor gegevens die onder de fiscale administratieplicht vallen, geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd, vernietigd of waar passend geanonimiseerd.
Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
De vereniging treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.
Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze voor de uitvoering van hun verenigingstaak nodig hebben.
Bij een beveiligingsincident beoordelen wij of sprake is van een datalek en welke maatregelen op grond van de AVG noodzakelijk zijn.
Website, WhatsApp en beeldmateriaal
Website
De website van Vereniging De Oude Beek is bereikbaar via www.deoudebeek.nl.
Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens, waaronder IP-adressen, worden verwerkt voor het functioneren en beveiligen van de website.
De vereniging gebruikt geen Google Analytics of vergelijkbare diensten voor bezoekersanalyse.
De website kan functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor de werking en het beheer ervan. Wanneer cookies of vergelijkbare technieken worden ingezet waarvoor toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.
De website bevat geen contactformulier. Contact met de vereniging verloopt via e-mail.
De vereniging gebruikt een WhatsApp-community voor praktische en informele communicatie. Deelname is vrijwillig.
Bij deelname kunnen het telefoonnummer en de ingestelde naam zichtbaar zijn voor andere deelnemers, afhankelijk van de werking en privacyinstellingen van WhatsApp.
Voor de verwerking van persoonsgegevens door WhatsApp zelf geldt het privacybeleid van deze dienst.
Belangrijke formele of individuele mededelingen worden niet uitsluitend via WhatsApp gedaan.
Foto’s en beeldmateriaal
Tijdens verenigingsactiviteiten kunnen foto’s worden gemaakt voor verslaglegging en verenigingscommunicatie.
Bij publicatie houdt de vereniging rekening met de privacy van herkenbare personen. Wanneer daarvoor toestemming nodig is, wordt deze vooraf gevraagd.
Wie bezwaar heeft tegen een gepubliceerde foto waarop hij of zij herkenbaar staat, kan contact opnemen met de vereniging. Wij beoordelen het verzoek en verwijderen of wijzigen het beeldmateriaal wanneer daarvoor aanleiding bestaat.
Privacyrechten en klachten
Op grond van de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer recht op:
- Inzage in je persoonsgegevens.
- Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Verwijdering van persoonsgegevens.
- Beperking van de verwerking.
- Overdraagbaarheid van gegevens, wanneer dit recht van toepassing is.
- Bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens.
- Intrekking van eerder gegeven toestemming.
Je kunt een verzoek indienen via vvdeoudebeek@gmail.com.
De vereniging reageert in beginsel binnen één maand. Deze termijn kan onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd.
Wanneer een verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, wordt dit toegelicht.
Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met de vereniging via bovengenoemd e-mailadres.
Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De vereniging kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer haar werkwijze, gegevensverwerkingen of de toepasselijke regelgeving veranderen. De actuele versie wordt gepubliceerd op www.deoudebeek.nl.